tema++10+El+Archivo

= EL ARCHIVO. = toc

1. NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN.
Razones por la que la empresa debe y tiene que conservar y guardar la documentación. Permite mantener en activo la información de la empresa. Evita las demoras en la localización de los documentos solicitados por uno u otro departamento en su quehacer diario. La elección de un sistema eficaz de archivo racionaliza considerablemente el trabajo administrativo y de oficina. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante **seis años**, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales y especiales. El cese del empresario no exime del deber y si fallece el deber recae sobre los herederos. En caso de disolución de sociedades, el deber recae sobre sus liquidadores//.//
 * === **Por el propio interés de la organización. ** ===
 * ===**Por exigencias legales. **===

2. CONCEPTO DE ARCHIVO.
Lugar donde están debindamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objeto de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos**.**

3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS: CAPTACIÓN, ELABORACIÓN DE DATOS Y SU CUSTODIA.
Los datos son la base para la información y ésta se plasma en documentos que habrá que conservar. Desde que la empresa recepciona o registra los datos hasta su archivo, pasando por la elaboración, se genera una cantidad enorme de documentación que se ha de saber organizar. Los datos, por medio de su elaboración, se trasforman en informaciones que a su vez utiliza la empresa en el desarrollo de su actividad profesional.

**Fases que integran la elaboración de datos.**

 * 1) **Registro / anotación.** Se origina cuando se toma el dato. Supone el primer contacto que tiene la empresa con el documento**.**
 * 2) **Clasificación / ordenación.** El dato ha de ser identificado y distribuido.
 * 3) **Codificación / denominación.** Asignar a cada dato o conjunto de datos un nombre por codificación numérica, alfabética que identifique al dato.
 * 4) **Tratamiento / manipulación.** Elaboración propiamente dicha, para manejarlo administrativamente.
 * 5) **Cálculo / estadística.** Cálculos u operaciones para obtener una información
 * 6) **Archivo / custodia.** Guardar o archivar los datos de la forma más sencilla y rápida posible. Pasos: seleccionar un criterio, distribuir el espacio disponible y dividirlo por áreas, carpetas, subcarpetas...

**4. CLASES DE ARCHIVOS. **
Los archivos contables prestan un servicio a la sociedad, pues son el testimonio de tiempos pasados y el lugar donde se acude en busca de datos. Según diferentes criterios existen varias clasificaciones de archivos. **Archivos públicos:** **Archivos privados:** **Atendiendo a la edad del documento.** Cada empresa adoptará un determinado sistema de archivo, dependiendo de sus características y necesidades, no olvidando que: == **5. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ** **<span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; line-height: 0px; overflow: hidden;">﻿ ** == <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">La organización del archivo está vinculada a la programación de la conservación de documentos. <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Clasificación de archivos según criterios por: **<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">El grado de utilización. **<span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Activos, semiactivos, inactivos
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De la Administración General del Estado
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De la Administración Atutonómica y local
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Otros órganos de la Administración (parlamento, cortes generales y regionales) <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De empresas
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De instituciones religiosas
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De partidos politicos y organizaciones sindicales
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">De familias
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Activos, de oficinas y centrales, documentos vivos
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Semiactivos, intermedios, de baja actividad.
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Inactivos, archivos históricos, sin vigencia administrativa
 * 1) <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Sea de fácil utilización
 * 2) <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Sea flexible y esté actualizado
 * 3) <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">No ocupe demasiado espacio ni suponga un elevado coste para la empresa.
 * 4) <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Garantice la seguridad y el no deterioro de los documentos en él guardados.
 * <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">El grado de autonomia. **<span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Centralizado, descentralizado
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Activos. Los documentos se guardan o custodian en el archivo mientras dure su vida o su utilización sea frecuente.
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Semiactivos. Se consultan de forma muy esporádica, por ser operaciones ya finalizadas.
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Inactivos (pasivos-definitivos). Rara vez van a ser solicitados. El documento empieza su recorrido por ser primero activo, después semi-activo para terminar en inactivo, puede ser solicitado por algún departamento en cualquier momento.
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Centralizado. En este archivo van a converger todos los documentos de la empresa, por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar donde se atenderán, a través de su responsable, las peticiones de consulta
 * <span style="color: #000000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;"><span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Descentralizado. Este archivo tiene una serie independiente de divisiones dependiendo del número de departamentos. Su objetivo es que cada departamento sea independiente, pero sin perder el nexo de unión y funcionalidad con el resto.
 * =  || ** VENTAJAS ** || ** INCONVENIENTES ** ||
 * ~ ** CENTRALIZADO ** || * El espacio que ocupa es mejor aprovechado
 * Se unifican los criterios de clasificación
 * Se elimina el riesgo de pérdida de documento (al haber un responsable) || * Pérdida de tiempo en acudir al archivo
 * Se tiende a burocratizar las labores archivísticas.
 * Aumento de los gastos en los presupuestos de la empresa. ||
 * ~ ** DESCENTRALIZADO ** || * Mayor rapidez a la hora de archivar un documento.
 * Prontitud en la localización de un documento.
 * Menor coste de mantenimiento || * Se reduce espacio en los departamentos
 * No hay responsable que controle ||

** 6. SISTEMA DE ARCHIVÍSTICA. **
Carpetas: clasificados, simples y colgantes. Carpetas archivador: tipo A-Z, con anillas. Mobiliario: estanterías, estanterías modulares, armarios con carpetas suspendidas, armarios sobre raíles, de seguridad (ignífugos, antitérmicos, con clave de acceso) Consiste en realizar fotografías a los documentos a través de la microfilmación, reduce considerablemente el tamaño, se archiva y es ampliada para su visualización y consulta, mediante visores especiales o correspondientes. Tienen la ventaja de que ocupa menos espacio que los sistemas convencionales.
 * ** Convencionales: **
 * ** Microfilme **
 * ** Informáticos **
 * 1) **Básicos,** utilización de programas convencionales de contabilidad, nóminas, facturación, etc.
 * 2) **Semi-integrados.** Utilización de bases de datos relacionales, programas de gestión entrelazados. Aproximadamente el 10% o 15% de la información es archivada magnéticamente y el resto en papel.
 * 3) **Integrados (oficina sin papeles o e-office).** Captura y digitalización de la información soportada en papel, mediante la utilización software y de herramientsas especializadas. Eliminación del papel en el archivo. Requieren una gran inversión, tanto de hardware como de software.
 * Ventajas de e-office **
 * Mejora la productividad por parte de los trabajadores.
 * Ahorro de costes (espacio para almacenamieto, papel)
 * Agilización y mayor seguridad en los procesos de trabajo.
 * Acceso simultaneo a la información por parte de los departamentos y/o empleados
 * Las comunicaciones internas, tanto verticales como horizontales, son inmediatas.

**7. FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Y NORMAS PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN**
Una vez que la documentación haya dejado de ser útil, se dejará en el archivo semi-activo para que, se pase al pasivo o definitivo. Normas prácticas de utilización.
 * Comprobar que el recorrido o toma de datos ha finalizado
 * No retrasar el archivo de los documentos, pues no es aconsejable la acumulación de documentos pendientes de archivar.
 * Detallar o identificar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivos
 * No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para al gestión u organización del archivo.
 * Una de las normas que nos ayudará a organizar el archivo es el "sentido común"

**8. CONTROL DEL ARCHIVO.**
Va ligado al movimiento de los documentos, Una vez que la información ha dejado de ser útil, se pasa del archivo activo, al semi-activo para a posteriori pasar al archivo pasivo.

** 9. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN **
La confidencialidad de la información de una empresa viene establecida por su dimensión, su sistema jerárquico y el grado de responsabilidasd otorgado a su personal. El control de acceso a la información aumenta a medida que ésta va siendo más confidencial y disminuirá a medida que su contenido sea menos relevante.

** 10. LOS FICHEROS **
> Otra forma es un ** **Software,** para llevar informáticamente las fichas de manera más limpia, segura y rápida. **
 * 1) **Simples.** Cajones-ficheros que permiten una fácil manipalación de las fichas clasificadass.
 * 2) **Rotativos**. A su vez se dividen en
 * **Ficheros de arrastre,** las fichas de desplazan verticalmente
 * **Ficheros tambor,** las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular. Estas pueden estar a su vez en un fichero o sueltas sujetas por su parte superior con una banda ancha, lo que impiden que se descoloquen.
 * 1) <span style="display: inline !important; display: inline !important; margin-bottom: 0px; margin-left: 0px; margin-right: 0px; margin-top: 0.5em; padding-bottom: 0px; padding-left: 3em; padding-right: 0px; padding-top: 0px;">

** 11. PURGA O DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN **
== ** La responsabilidad para la destrucción de los documentos que tienen una empresa en su archivos, viene otorgada por las normas marcadas por el sistema jerárquico implantado en la organización.
 * 1) <span style="display: inline !important; display: inline !important; margin-bottom: 0px; margin-left: 0px; margin-right: 0px; margin-top: 0.5em; padding-bottom: 0px; padding-left: 3em; padding-right: 0px; padding-top: 0px;"> **Destructoras de documentos,** sirven para destruir documentos que ya no son útiles.